Episode 12

Paperless: la digitalizzazione (parte 2)

00:00:00
/
00:57:36

17 May 2021

57 mins 36 secs

Your Hosts
Tags

About this Episode

Concludiamo la serie di puntate legate alla digitalizzazione. Nella scorsa puntata abbiamo guardato come si acquisisce del materiale in digitale. Oggi vedremo come organizzare i documenti così acquisiti, che nomenclatura dargli, come lavorare in digitale e condividere i documenti ed infine cosa tenere in carta.

Follow-up

Nella parte di cattura acquisizione ci siamo scordati di una opzione presente di base in iOS / iPadOS ovvero la scansione da File.

Quando si apre l'app File premere sui tre puntini presenti nella barra di sinistra sopra il nome dell’applicazione File. Si aprirà un menù a scomparsa in cui la terza voce è "Scansiona documenti".

1. Organizzare i documenti digitali

Abbiamo acquisito in digitale i nostri documenti e mo' che ci facciamo? Dove li mettiamo? Come li organizziamo?

Due possibili modi di salvare i nostri documenti:

  • in una struttura a cartelle organizzata per aree
  • TAG

La prima è soluzione più semplice ed a prova di futuro. La seconda è moderna ma meno supportata. Ad esempio in macOS il sistema a tag è supportato da Maverick ma su iOS ed iPadOS pur essendo supportato è relativamente complesso da gestire.

Sistema di Tags non apple Leap

Che nome dare ai documenti?

Abitualmente utilizzare il prefisso:

ANNO-MESE-GIORNO

Poi un nome significativo, ovvero un nome che descriva il contenuto del documento.

Non c’è limite alla lunghezza del nome ma è sempre meglio non avere file con nomi troppo lunghi. Se salvate delle email come PDF può essere utile mettere il nome del mittente e quello del ricevente prima dell'oggetto.

Una terza via: esiste, e ricomprende tutti quei programmi che, specificamente si occupano di archiviare e catalogare i documenti. I PRO di queste soluzioni è che è il programma a preoccuparsi di strutturare il tutto. I CONTRO sono che i vostri dati sono all’interno di questo programma.

Esempio Evernote permette di catturare ed archiviare in taccuini fare OCR dei documenti ma estrarre grosse moli di documenti da Evernote è un inferno.

Su Mac

La gestione dei documenti è relativamente semplice. Se si usa una struttura a cartelle il consiglio è quello di non esagerare con le sotto-cartelle. Può diventare complicato navigare dopo 5 o 6 livelli di sotto insieme.

Con i TAG la situazione è diversa. Il grosso vantaggio dei TAG è che possono essere dati più TAG al medesimo documento e quindi 1 documento può stare in più sottoinsiemi, mentre con la struttura a cartelle potremmo aver bisogno di duplicare i documenti.

Automazione di una pratica con Automator articolo di Filippo.

iPhone e iPad

La vita con i dispositivi mobili di Apple è più complessa. Il "peccato originale" è che su questi dispositivi l’archetipo di funzionamento non è il documento ma l’app. Per cui ogni app aveva il suo contenitore in cui salvava i propri documenti e questi documenti erano solo per quell’app. Al massimo era possibile copiare un documento da un’app all’altra.

Con l’arrivo di File e dei document provider di terze parti questa limitazione è notevolmente diminuita ma salvare i documenti non è comodissimo.

Abbiamo già parlato di come funziona File nella puntata 4 e 5 dedicate rispettivamente ad iOS ed iPadOS quindi non ci ripetiamo qui.

Per la gestione e movimentazione di molti documenti iPhone e iPad richiedono l’utilizzo di applicazioni come Comandi Rapidi o app come ToolBox Pro di cui ci occuperemo in future puntate.

2. Lavorare in digitale

Abbiamo archiviato i documenti che abbiamo acquisito ma come li tiriamo fuori quando ci servono?

Trovare i documenti

Sia in macOS che su iOS / iPadOS ci sono funzioni di ricerca abbastanza evolute. Quello tuttavia che fa la differenza è che i nostri documenti abbiano l’OCR ovvero l’optical character recognition, il riconoscimento ottico del testo.

In pratica per i documenti che non nascono direttamente in digitale è possibile applicare con appositi software un livello nascosto al cui interno viene inserito il testo riconosciuto dal software. Se originariamente il riconoscimento del testo non era molto preciso oramai è un’operazione relativamente semplice sia su macOS che su iOS / iPadOS ed esistono anche progetti gratuiti.

Una volta che dentro i nostri documenti PDF c’è del testo da cercare il Finder così come File può eseguire delle ricerche anche nel contenuto dei documenti e quindi rendere più facile trovare un documento che abbiamo "perso".

L’altro metodo è cercare i documenti in base alla struttura a cartelle da noi costruita e dalla nomenclatura che gli abbiamo dato.

3. Condividere i documenti

Oltre ad acquisire, archiviare e trovare i documenti a volte dobbiamo condividerli con altri, come fare?

Ci sono modi "fisici" e modi "virtuali"

Il modo fisico

La soluzione più semplice è una chiavetta USB. È anche la soluzione più sconsigliata di tutte. Le chiavette USB o per quanto vale i dischi esterni sono facili da perdere o da essere rubati. Inoltre possono essere veicolo di virus ed altro.

Una soluzione Apple interessante e che molti non conoscono è AirDrop.

Il cloud

Se avete salvato i vostri documenti in cloud (Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive etc …) condividere i dati con soggetti terzi è relativamente semplice. Potete condividere singoli documenti cosi come intere cartelle. Spesso scegliendo quando e quanto condividere.

Piccola nota per [Nextcloud.](htttps://nextcloud.com) È una soluzione open-source. La cosa interessante è che rispetto ai giganti di internet con una soluzione del genere potete gestire voi stessi i avere i vostri dati. Se svolgete attività sensibili o se non volete che altri possano potenzialmente ficcare il naso nei vostri affari questa è un’ottima soluzione. Esistono società che offrono dei server Nextcloud o potete fare come Filippo e farvi il vostro server.

4. Backup

Abbiamo parlato più di 1 ora su come fare i backup nella puntata 8 quindi vi rinviamo a quella.

Piccola nota per ch usa solo iPhone / iPad. Per fare i backup dei dati ci sono “solo” 2 strade:

  1. Fare una copia su disco esterno collegato ad iPhone / iPad; non esistono soluzioni automatizzate di backup … bisogna fare la copia a manina trascinando i file dal dispositivo mobile al disco esterno collegato;
  2. Usare il cloud; come abbiamo già detto il cloud in senso tecnico non è un backup ma in questo caso è l’unico modo di avere una copia dei propri dati.

5. Cosa tenere in carta ?

Parlate con il vostro commercialista o legale … MA in generale:

  • Atti di acquisto di immobili, assicurazioni, certificati di matrimonio etc …
  • Prescrizione del diritto / potere di accertamento Ag. Entrate
  • Documentazione fiscale

Dove ci potete trovare?

Roberto:

Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta

Filippo:

Avvocati e Mac punto it

Ci sentiamo la settimana prossima.