Email (Introduzione): il problema delle email e come cercare di risolverlo

About this Episode

0. Comunicazioni di servizio

1. Questa puntata sarà per forza di cose più teorica che pratica, ma abbiamo visto che c'è stato un certo seguito nelle puntate più concettuali, come ad esempio quella sul “Cucinare le idee” la puntata 20. Ci piacerebbe avere quindi un vostro riscontro (sia via email, sia con le recensioni su ApplePodcast, sia nei canali su Telegram).
2. Con questa puntata il podcast compie 1 anno di pubblicazione e per “celebrare” abbiano deciso trattare l’argomento originale con cui volevamo iniziare e col quale abbiamo registrato una primissima serie di puntate del 2018 credo, Roberto mi confermi?

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Il problema delle email

• Stress
• Fonte di distrazione
• Sommersi di email

Merlin Mann e la prima idea di soluzione

Le regole di base dell’Inbox zero

• Cancella
• Delega
• Rispondi
  • SE risposta in 5 minuti e meno
• Salva per un momento futuro
  • SE la risposta richiede più di 5 minuti

• Fai

• Link a video su YouTube di Merlin Mann su Inbox Zero

• L'ascesa e la caduta di GDT (Get things done) link ad articolo di Cal Newport

La storia delle email

• Sostituzione di memo e telefonate
• Sostituzione posta ordinaria
  • Comunicazione asincrona
  • Il problema del messaggio istantaneo
    • SMS
    • Whatapp e derivati

La mancanza di attrito a spedire una email

• Il racconto di come IBM quando ha introdotto email ha avuto Crash del server in 3 giorni

Cal Newport

• A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload versione in inglese
• Un mondo senza email. Ripensare il lavoro nell'era del sovraccarico informativo: in italiano

Il concetto di “alveare iperattivo” hyperactive hive

• una email ne scatena mille altre
• Esempio il CC (copia carbone)
  • Tizio scrive a Caio
  • Cario risponde a Tizio
  • e tutti i CC leggono e … dio non voglia… intervengono

Affrontare in modo diverso il problema delle email

• Scrivere meno e meglio
• Esempio
  • Appuntamento / incontro
  • Indicare data
    • ed altre 2 / 3 date alternative
  • SE ok data mandare direttamente invio / fissare appuntamento in agenda
  • Indicare oggetto dell’appuntamento
    • Di cosa si parlerà e a chi saranno chieste risposte o chiarimenti

Aumentare l’attrito

• Controintuitivo
  • Rendere più faticoso l’accesso
• Esempio
  • Io con i clienti fascia oraria in cui possono chiamare, altrimenti fissare un appuntamento telefonico via email
    • MA sto ragionando come creare un sistema automatico per prendere l’appuntamento …

Creare un loop di affidabilità

• Cosa vuol dire?
• Invece di aprire una “conversazione” di email
  • report settimanale / mensile etc …
• Fare un email con tutti i quesiti della settimana
• Ridurre cioè la necessità di usare email

Usare un sistema differente di email / alcuni trucchi utili

Kanban

• Trello o simili
• Su A2 usiamo Todoist e la sua modalità Kanban

Organizzazione riunioni / incontro

• Doodle e simili
  • Puntata 26

Fissare dei momenti nella giornata in cui si guardano le email

• Dedicareci meno tempo
• Approccio più effettivo
• Rendere noto agli altri quando guardate le email e quindi quando o entro quando aspettarsi una risposta

Dividere i contesti

• Email di lavoro
• Email amici / famiglia
• Email newsletter

Dove ci potete trovare?

Roberto:

• Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com
• Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta

Filippo:

• Avvocati e Mac punto it

Ci sentiamo tra 2 settimane.